Expertos detallan los recaudos que se deben tomar para validar la documentación laboral

Hace poco más de diez años, en septiembre del 2002, fue publicada en el Boletín Oficial la resolución 168 de la Secretaría de Trabajo que aprobó el texto del “Protocolo Adicional sobre Rúbrica de Documentación y Reciprocidad”, previamente establecido por el Consejo Federal del Trabajo en reunión plenaria de las Administraciones Laborales de todo el país.

Este “Protocolo”, plenamente vigente, permite (no obliga) a las compañías que tienen establecimientos radicados en distintas jurisdicciones a centralizar la rúbrica de su documentación laboral (libro sueldos, libros especiales, planillas horarias, entre otros documentos).

La norma fija que la información debe encontarse en el domicilio legal de la empresa o donde ésta tenga el asiento principal de sus negocios o la sede de su administración cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente constituidas y en el asiento principal de sus negocios cuando se trate de sociedades irregulares o personas físicas, siempre que en dicho lugar preste efectivo servicio al menos el 20% del personal de la empresa.

A tal efecto, explica Patricia Ratcliffe miembro del Departamento Técnico Legal Laboral Arizmendi, los empleadores deben solicitar la centralización de rúbrica de documentación a la autoridad de aplicación del lugar, acreditando la personería invocada y la Clave Única de Identificación tributaria (CUIT), acompañando nómina de los lugares de trabajo que involucran la centralización de rúbrica, el detalle del personal ocupado en cada uno de ellos y todo otro requisito que la autoridad jurisdiccional establezca.

Obtenida la aprobación del trámite, la empresa deberá comunicar la concreción del mismo, acompañando para ello una copia del acto administrativo que lo aprobó y de una descripción de los trabajadores con asiento en la zona.

Posteriormente, deberán mantener en el lugar de trabajo copia autenticada de la documentación laboral involucrada en dicha gestión, donde conste el personal que presta servicios en cada establecimiento, como así también del acto administrativo que aprobó la tarea.

En caso de que la firma omitiera alguna de las notificaciones citadas, será pasible de las sanciones que correspondiere aplicar por carecer de documentación laboral respecto de los dependientes que se desempeñan en la jurisdicción en la cual se practicare la verificación.

Desde Arizmendi destacan que la centralización de rúbrica no exime al empleador de contar en cada lugar de trabajo con los registros que, por imperio legal, deba encontrarse en el mismo.

En especial, cada jurisdicción conservará la facultad de autorizar y/o verificar sus planillas de horarios y descansos.

En los casos en que se efectúen inspecciones en establecimientos con personal respecto del cual se haya realizado la centralización en una sede ubicada en otra jurisdicción, el inspector actuante podrá solicitar la realización de la verificación complementaria al agente de la otra quien deberá llevarla a cabo en un plazo no mayor de 30 días.

A requerimiento de la autoridad de una zona, la de otra efectuará las fiscalizaciones que se le soliciten debiendo informar a la requirente los resultados de la verificación practicada.

Sin perjuicio de ello, los inspectores también podrán -cuando lo estimen necesario-, solicitar a la firma inspeccionada el traslado de la documentación laboral cuya rúbrica ha sido centralizada, a dónde se encuentra el establecimiento sujeto a inspección, que podrá sustituirse por fotocopias certificadas por la autoridad de aplicación del lugar de rubricación de la misma.

Asimismo, la normativa en análisis establece que las empresas que no deseen centralizar la documentación laboral, deberán rubricar los documentos por ante la autoridad de aplicación en cuya jurisdicción se encuentre el establecimiento o sitio de trabajo en la cual se desempeñen los trabajadores.

En estos casos, en los registros no podrán asentarse trabajadores que se desempeñen en establecimientos de la misma empresa que se encuentren en otra zona.

Esto es así, debido a que los documentos sólo podrán ser utilizados en el lugar correspondiente a la autoridad que los rubricó, excepto que se hubiera optado por el mecanismo de centralización establecida en el presente protocolo.

Ello, claro está, sin perjuicio de su posible utilización como prueba instrumental ante la Justicia o autoridad administrativa en todo el territorio nacional que pudiera corresponder.

Por Departamento Técnico Legal Laboral de Arizmendi

También te podría gustar...

Deja un comentario