Disposición 356 DNRPA: Autorízase el uso de tecnologías de digitalización para la guarda y conservación de los instrumentos registrales. Créase Proyecto de Digitalización del Archivo Centralizado.

Subdirección Nacional de los Registros Nacionales de la Propiedad del Automotor y de Créditos Prendarios
DIRECCION NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CREDITOS PRENDARIOS
Disposición 356/2012
Autorízase el uso de tecnologías de digitalización para la guarda y conservación de los instrumentos registrales. Créase Proyecto de Digitalización del Archivo Centralizado.

Bs. As., 18/9/2012
VISTO la Actuación Nº S04:0048155/2012 del registro de este Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (Decreto Ley Nº 6582/58 —ratificado por Ley Nº 14.467—, t.o. Decreto Nº 1114/97, y sus modificatorias) y los Decretos Nº 335/88, 1755/2008 y

CONSIDERANDO:

Que por Decreto Nº 1755/2008 se aprobó la estructura organizativa de primer y segundo nivel operativo del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS.

Que el referido decreto estableció la responsabilidad primaria y acciones de la DIRECCION NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CREDITOS PRENDARIOS otorgándole competencias para organizar el archivo centralizado de los Registros Seccionales de la Propiedad de Automotor y de Créditos Prendarios.

Que los documentos gestionados en el archivo centralizado corresponden a las copias de respaldo de los legajos que conservan en original los Registros Seccionales en sus sedes distribuidas por todo el país.

Que esta Dirección Nacional es el organismo de aplicación del Régimen Jurídico del Automotor establecido en el Decreto-Ley Nº 6582/58 (ratificado por Ley Nº 14.467, t.o. Decreto Nº 1114/97, y sus modificatorias) y tiene a su cargo el Registro Nacional de la Propiedad del Automotor, que, conforme el artículo 7º del mencionado decreto, será el Poder Ejecutivo Nacional el encargado de reglar su organización y funcionamiento conforme a los medios y procedimientos técnicos más adecuados para el mejor cumplimiento de sus fines.

Que por otra parte, el artículo 8º del mismo plexo normativo y el artículo 7º del Decreto Nº 335/88 disponen que esta Dirección Nacional deberá administrar el archivo ordenado de copias de los instrumentos que se registren, los que podrán ser microfilmados, teniendo éstos la misma validez que los originales y sus respectivos antecedentes, siempre que sean autenticados por el Director Nacional o el funcionario que se designe.

Que a los efectos de la validez de los instrumentos microfilmados debe asegurarse la obtención de fotogramas íntegros y fieles a sus originales, quedando prohibida la ejecución de recortes, dobleces o enmendaduras.

Que si bien la microfilmación aún se utiliza para la conservación de archivos y reducción de los espacios destinados a tales fines, hoy existen tecnologías que han superado ampliamente las bondades de la microfilmación, con mejores beneficios para la gestión de archivos, como es la digitalización de los mismos.

Que es dable señalar que al momento del dictado de las normas que reglamentan el Régimen del Automotor, la digitalización era una tecnología inexistente y posteriormente muy onerosa para su implementación.

Que en la actualidad, esta Dirección Nacional encuentra imprescindible utilizar nuevas tecnologías, como la digitalización, a los fines de expandir su capacidad de almacenamiento y gestión de los archivos, en atención al constante aumento de la cantidad de instrumentos enviados por los Registros Seccionales producto del crecimiento sostenido del parque automotor.

Que el volumen tan extendido de los documentos dificulta la buena administración de los espacios necesarios destinados al archivo, así como también la eficiente búsqueda y gestión de los instrumentos archivados.

Que el nuevo sistema garantiza la seguridad de la documentación archivada para su utilización posterior por parte del organismo (v.gr.: reconstrucciones de legajos en casos de pérdida o destrucción) o del Poder Judicial cuando así lo requiriese.

Que corresponde destacar que la Ley N° 25.506 de Firma Digital reconoce la eficacia jurídica de un documento electrónico firmado digitalmente en la medida que sea susceptible de verificación por terceras partes, posibilitando la identificación del firmante y la detección de alteraciones del documento digital posteriores a su firma, es decir que los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación (conf. Artículo 11 de la ley citada).

Que en atención a las cuestiones antedichas, esta Dirección Nacional a través de la Dirección General de Informática del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS, solicitó la opinión de la SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE GESTION dependiente de la SECRETARIA DE GABINETE Y COORDINACION ADMINISTRATIVA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, la que entre sus funciones tiene a su cargo la elaboración de normativa, fijar los estándares tecnológicos que deben cumplir los organismos públicos, coordinar la respuesta a emergencias informáticas, diseñar estrategias de optimización de la Red Nacional de Información Gubernamental y supervisar la incorporación de la certificación digital en la administración pública.

Que la SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE GESTION se expidió mediante Nota Nº 37/12, indicando que “para la aplicación de tecnología de digitalización deben utilizarse medios de almacenamiento digital de la información que garanticen el resguardo de la información y su recuperación. (…) y en cuanto a la inalterabilidad de la información, deberán preverse mecanismos automáticos que permitan detectar constantemente cualquier alteración sobre el documento original, y adicionalmente deberán implementar réplicas de la información y procedimientos de recupero en caso de detectarse alteraciones sobre el documento (…) el organismo deberá contar con un formato de lectura que sea perdurable en el tiempo y en el caso de la digitalización, el formato que se utilice deberá obedecer a un estándar abierto (sin licencia) y que, eventualmente, ante el surgimiento de un nuevo formato que sea más eficiente se deberá considerar una posible migración de la información a otros soportes o nuevos formatos”.

Que el informe reseñado concluye que, en función de los aspectos mencionados anteriormente, preservación, inalterabilidad y acceso a la información, podría señalarse que el resguardo de la información en formato digital firmado digitalmente, es equivalente al sistema de microfilmación.

Que posteriormente, la DIRECCION GENERAL DE SISTEMA INFORMATICOS del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS, mediante Nota Nº S04:0044428/12 de fecha 5 de junio de 2012, ratificó las conclusiones a las que arribara la Subsecretaría mencionada precedentemente, expresando que “es posible resguardar la información en formato digital como sustituto de la microfilmación”.

Que, en definitiva, ambos informes concluyen que puede considerarse que la digitalización cubre las características técnicas del microfilm y, por ende, puede considerarse como tecnología equivalente, sin perjuicio de las ventajas que implica este nuevo sistema en lo que respecta a la preservación, inalterabilidad y acceso a la información.

Que finalmente tomó intervención a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS, que mediante Dictamen Nº 2521 de fecha 16 de julio de 2012 se expidió respecto de la viabilidad del uso de la digitalización como tecnología equivalente a la microfilmación contemplada por el artículo 8º del Régimen Jurídico del Automotor, indicando que “cabe estar a las conclusiones de los informes producidos por las áreas técnicas competentes que avalan tal utilización”.

Que las áreas intervinientes se han expedido favorablemente respecto del uso de la digitalización como nueva tecnología, en la medida en que se cumplan los requisitos indicados precedentemente.

Que, en ese contexto, esta Dirección Nacional se encuentra al mismo tiempo avocada al desarrollo del Proyecto de Digitalización del Archivo Centralizado, propiciando la incorporación de los elementos tecnológicos necesarios y la convocatoria a agentes de diferentes áreas del organismo para prestar servicio en las oficinas del archivo a fin de iniciar la tarea de digitalización.

Que, adicionalmente a los recaudos mencionados precedentemente, el proyecto contempla la conservación de copias de los documentos digitalizados en un medio óptico autenticado por el Director Nacional o el funcionario que se designe y cumple con las recomendaciones técnicas indicadas.

Que, en el marco de las previsiones contenidas en el Régimen Jurídico del Automotor y en su decreto reglamentario, a tenor de lo expresado en oportunidad de la intervención de las distintas áreas técnicas, corresponde disponer el uso de tecnologías de digitalización respecto de los instrumentos que componen el actual archivo de esta Dirección Nacional y al mismo tiempo proceder a la digitalización de los nuevos instrumentos registrales que en cumplimiento de las normas vigentes remiten mensualmente los Registros Seccionales en todas sus competencias para su archivo.

Que el ESTADO NACIONAL está llevando a cabo acciones concretas para el fortalecimiento de la gestión de políticas públicas de áreas específicas, así como el establecimiento de lineamientos rectores sobre distintos aspectos, a fin de lograr una mayor eficiencia y excelencia en la prestación de servicios públicos, en cuyo marco se dispone la medida que por la presente se aprueba.

Que la presente medida se dicta en uso de las atribuciones conferidas por el Régimen Jurídico del Automotor (Decreto Ley Nº 6582/58 —ratificado por Ley Nº 14.467—, t.o. Decreto Nº 1114/97, y sus modificatorias) y los Decretos Nos 335/88 y 1755/08.

Por ello,

LA SUBDIRECTORA NACIONAL
DE LOS REGISTROS NACIONALES
DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR
Y DE CREDITOS PRENDARIOS
DISPONE:
Artículo 1º — Autorízase el uso de tecnologías de digitalización para la guarda y conservación de los instrumentos registrales que componen el archivo de la DIRECCION NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CREDITOS PRENDARIOS.
Art. 2° — Establécese que los medios de almacenamiento digital a utilizar deberán:
a.- Garantizar el resguardo de la información digital y su recuperación.
b.- Prever mecanismos automáticos que permitan detectar constantemente cualquier alteración sobre el documento digital.
c.- Definir un formato de lectura que sea perdurable en el tiempo y que obedezca a un estándar abierto (sin licencia).
Art. 3° — Establécese la conservación de copias de los archivos digitalizados en un medio óptico autenticado por el Director Nacional o el funcionario que se designe a tales efectos.
Art. 4° — Créase el PROYECTO DE DIGITALIZACION DEL ARCHIVO CENTRALIZADO que estará a cargo de un coordinador que será designado al efecto.
Art. 5° — Regístrese, comuníquese, atento a su carácter de interés general, dése para su publicación a la DIRECCION NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. — Mariana Aballay.

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