Qué obligaciones deben cumplir las empresas al incorporar un empleado

No son pocos los trámites que deben realizarse ante la ANSES y la AFIP, así como la documentación que se le debe entregar al trabajador y la información que tendrá que solicitar el empleador a cada uno de sus nuevos dependientes. A continuación, una breve guía.

En la actualidad, los empleadores y sus dependientes del área de liquidación de sueldos -debido a las complicadas escalas salariales vigentes y a la diversidad de normas vigentes que se deben tener en cuenta- olvidan muchos de los requisitos que tienen que cumplir al efectuar nuevas incorporaciones.

Al momento de incorporar nuevos trabajadores hay que considerar una serie de obligaciones, de las cuales se destacan:

En primer lugar, se debe dar el alta temprana en el sistema Mi Simplificación II de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), de acuerdo a la actividad realizada:

  • Para el común de las actividades, con un día de anticipación al comienzo efectivo de las tareas,
  • Para ciertas actividades (agricultura, ganadería, caza, silvicultura, pesca, construcción, servicios de hotelería y restaurantes, transporte, enseñanza, salud, entre otras), el alta temprana puede darse hasta el comienzo efectivo de las tareas.

El alta puede efectuarse de tres formas:

  • Por internet: accediendo al sistema “Mi Simplificación II”, a través del sitio web de la AFIP, con clave fiscal habilitada.

Una vez finalizada y aceptada la transacción, como constancia, el sistema emitirá un acuse de recibo por duplicado, el cual tendrá, para su identificación, un número denominado “Registro del Trámite”.

  • Personalmente: mediante la presentación del formulario de declaración jurada F. 885/A, por duplicado ante la dependencia del fisco nacional en la cual se encuentre inscripto.

En este supuesto, la dependencia tramitará la respectiva comunicación y entregará al empleador, de corresponder, el acuse de recibo indicado en el párrafo anterior.

  • Vía telefónica: cuando se trate de trabajadores que se contraten para realizar tareas inherentes a alguna de las actividades que se detallan en el Anexo I de la Resolución 2988/10, el trámite de comunicación de alta podrá iniciarse por la línea telefónica gratuita 0-800-999-2347.

A tal fin, el empleador deberá informar telefónicamente los siguientes datos:

  • Su Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT).
  • El código de la actividad desarrollada obrante en el “Anexo”.
  • El Código Único de Identificación Laboral (CUIL) o (CUIT) del trabajador por el cual solicita el alta en el “Registro”.

Una vez validados los datos, el sistema automáticamente otorgará -con carácter provisorio- un código que deberá conservarse a disposición de la AFIP, hasta contar con el acuse de recibo que se deberá obtener vía Internet o personalmente hasta el quinto día hábil administrativo, inclusive, inmediato siguiente al de la fecha de comienzo efectivo de las tareas por parte del trabajador ya que, de lo contrario, el alta se tendrá como no realizada.

La empresa también debe solicitar al dependiente que informe sus vínculos familiares (y todos los cambios que eventualmente se produzcan en los mismos) a efectos de cargar la información en el sistema Mi Simplificación II y que acompañe fotocopias de las partidas respectivas con el propósito de contar con la documentación respaldatoria.

Si para el desarrollo de las tareas se precisara algún título habilitante, carnet o libreta específica, el empleador solicitará al empleado fotocopia actual de la misma.

También se debe entregar al trabajador, y conservar en su legajo, la póliza del Seguro Colectivo de Vida Obligatorio y, si el Convenio Colectivo de Trabajo de la actividad previera uno adicional, ambas pólizas para que el mismo conozca el monto y condiciones de la cobertura y designe beneficiarios.

En igual sentido, se debe entregar al dependiente, y conservar en su legajo, una copia firmada del formulario ANSES 2.61 por el cual se le notifican sus derechos y requisitos para tramitar el cobro de las asignaciones familiares.

De igual manera, la empresa solicitará al mismo que indique la boca de pago elegida para el pago de las asignaciones familiares, si le correspondieran.

Por otra parte, debe requerir al empleado la presentación de una declaración jurada en la que conste si fue beneficiario del subsidio por desempleo, toda vez que el ingresante debe solicitar la suspensión del beneficio ante la ANSES dentro de los 5 días hábiles de incorporado a la empresa.

También se le debe pedir la presentación de una declaración jurada escrita en la que manifieste si es o no beneficiario de jubilación, pensión, retiro o prestación no contributiva.

A su vez, la empresa tendrá que verificar en la página de la Superintendencia de Servicios de Salud, si éste ha hecho previamente opción de una obra social determinada y desde qué fecha, o bien, registrarlo en la obra social de la actividad.

Además, al finalizar el mes en que ocurrió el ingreso, el empleador tiene que incluir al nuevo trabajador en el libro Ley de Sueldos y en la declaración jurada de cargas sociales e ingresar los aportes y contribuciones correspondientes.

En caso de que los empleadores incumplan con las siguientes obligaciones, podrán ser pasibles de las multas respectivas:

  • Negativa infundada a suministrar información requerida por la AFIP;
  • Incumplimiento a la tramitación en término de la clave de alta temprana;
  • Falsa declaración o adulteración de datos referentes a los beneficiarios;
  • Presentación extemporánea de planillas o de declaraciones juradas informativas del personal ocupado y,
  • La falta de registración y declaración de trabajadores en relación de dependencia.

Por último, cabe señalar que las intimaciones que la AFIP envíe con relación a las infracciones citadas podrán ser emitidas y notificadas informáticamente a los contribuyentes y/o responsables de aportes y contribuciones con destino a la seguridad social.

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